Bürokratiya sözünün kökü olan "bürokrát" termini, fransız dilindən (bureaucrate) gəlmişdir və əslində “büro” (ofis, idarə) və “kratos” (hakimiyyət, güc) sözlərinin birləşməsindən yaranmışdır. Ona görə də sadəcə "vəzifəsini işin zərərinə, formal yerinə yetirən adam" kimi tərif edilməkdən daha geniş və dərin bir mənaya malikdir.
Bürokratik sistemlərdə işləyən bir bürokrata xarakterik olan xüsusiyyətlərə rəsmiyyətçilik, qaydalar qarşısında həddindən artıq sərtlik, əsas məqsəddən uzaqlaşaraq prosedur və formalara həddən artıq diqqət yetirmək, qərarların verilməsini lüzumsuz şəkildə uzatmaq, məsuliyyətin paylanmasının qeyri-müəyyənliyi və şəxsi təşəbbüsləri boğmaq daxildir. Belə bir şəxs qaydaları məqsəddən üstün tutaraq, işin səmərəliliyini əsaslı şəkildə azalda bilər. Hətta bəzən qəsdən yavaşlamaq, əngəllər yaratmaq və ya işləri qarışdırmaqla öz məqsədlərinə çatmağa çalışır.
Lakin, bürokratik sistemin özü də bürokratiyanın yaranmasına səbəb ola bilər. Çox mürəkkəb qaydalar, qeyri-səlis və qeyri-aydın məsulliyyət bölgüsü, aydın olmayan iyerarxiyalar və şəffaf olmayan sistemlər işçiləri səmərəsizliyə məcbur edə bilər. Bu mənada, "bürokratik" sözü həm şəxsə, həm də sistemə aid ola bilər.
Maraqlı bir məqam da odur ki, hər bürokratik sistem də mütləq pis deyildir. Bəzi hallarda sistemli yanaşma və qaydalar işlərin ardıcıllığını və səlis gedişatını təmin edir. Ancaq həddindən artıq bürokratiya həmişə məhsuldarlığı azaldır və ictimai narazılığa səbəb olur. Ona görə də əsas məqsəd bürokratiyanın mənfi tərəflərini minimuma endirmək, sistemin səmərəliliyini artırmaq və şəffaflığı təmin etməkdir.