Tərtibatçı sözü iki əsas mənada işlənir: birincisi, fəal, iştirakçı mənada, ikincisi isə sifət mənasında.
Birinci mənada, tərtibatçı, müəyyən bir layihənin, məhsulun və ya hadisənin estetik və funksional tərtibatı ilə məşğul olan şəxsdir. Bu, sadəcə olaraq "tərtibat işləri ilə məşğul olan adam" ifadəsindən daha geniş bir məna kəsb edir. Tərtibatçı, kitab, jurnal, veb səhifə, səhnə dekorasiyası, memarlıq layihəsi, film, reklam kampaniyası və s. kimi müxtəlif sahələrdə fəaliyyət göstərə bilər. Onun işi yalnız vizual cəhətləri deyil, həm də ümumi konsepsiyanın, strukturun və funksionallığın yaradılmasıdır. Yəni, tərtibatçı həm yaradıcı, həm də texniki bacarıqlara sahib olmalıdır. Məsələn: "O, yeni qurulan teatrın tərtibatçısı idi və tamaşanın səhnə dizaynında əsas rol oynamışdır." bu cümlədə tərtibatçı, səhnə dizaynına tam cavabdeh olan, ideyanın həyata keçirilməsində əsas rol oynayan şəxsi ifadə edir.
İkinci mənada, tərtibatçı sifət kimi işlənir və konkret bir ixtisası, peşəni göstərir. "Tərtibatçı rəssam" ifadəsi bu mənanı əks etdirir. Bu halda, tərtibatçı, rəssam kimi, öz peşəkar fəaliyyətini əsasən vizual tərtibatla əlaqələndirir. Məsələn: "Tərtibatçı rəssam yeni kitab üçün unikal bir üz qabığı hazırladı." burada tərtibatçı, özünün rəssamlıq bacarıqlarından istifadə edərək kitabın vizual görünüşünü formalaşdıran bir mütəxəssis kimi təqdim olunur.
Sözün etimologiyasına gəldikdə, "tərtibat" sözünün kökü "tərt" (düzəltmək, qurmaq) felindən götürülüb və "-bat" şəkilçisi ilə birləşərək "hazırlamaq, düzəltmək" mənasını alır. "çı" şəkilçisi isə fəaliyyət göstərən şəxsi bildirir. Beləliklə, tərtibatçı, "tərtib edən şəxs" mənasını daşıyır.