Sənəd (ər. وثيقة - vəsika) termini qədim fars dilindən türk dillərinə keçmiş, əslində isə ərəb mənşəli bir sözdür. Lüğətlərdə əsasən "bir şeyi, faktı təsdiq edən rəsmi kağız" kimi izah olunsa da, bu tərif mənasının tamlığını əks etdirmir. Çünki sənəd sadəcə bir kağız parçası deyil, hüquqi, tarixi və ya faktiki bir məlumatı təsdiq edən, rəsmiyyəti olan və müəyyən standartlara uyğun tərtib edilmiş yazılı və ya rəqəmli bir qeyddir.
Sənəd anlayışı geniş mənada müxtəlif formalarda özünü göstərə bilər. Bunlara yazılı sənədlər (məsələn, pasport, şəxsiyyət vəsiqəsi, doğum vəsiqəsi, müqavilə, şəhadətnamə, qərar, qanun, məktub, hesabat), rəqəmli sənədlər (məsələn, elektron poçt, elektron imza ilə təsdiqlənmiş sənədlər, veri bazalarında saxlanan məlumatlar), həmçinin arxeoloji tapıntılar kimi maddi dəlilləri də aid etmək olar. Hər bir halda, sənədin əsas xüsusiyyəti məlumatın etibarlılığını, düzgünlüyünü və mənşəyini təsdiq etməsidir.
Sözün işlənməsinə dair nümunələr:
- "Arxivdə qədim sənədlər saxlanılırdı." (Burada sənəd, tarixi dəyəri olan yazılı qeydlər mənasında işlənir.)
- "Ev almaq üçün bütün lazımi sənədləri təqdim etməlisiniz." (Bu cümlədə sənəd, hüquqi əhəmiyyətə malik rəsmi kağızlar mənasında işlənir.)
- "Şahid sənədi təsdiqlədi." (Burada sənəd, bir hadisənin gerçəkləşdiyini təsdiq edən bir dəlil mənasında işlənir.)
- "Rəqəmli sənədlərin etibarlılığı çox vacibdir." (Bu cümlədə sənəd, elektron formada olan məlumatları ifadə edir.)
Beləliklə, sənəd anlayışı geniş, çoxşaxəli bir termindir və onun mənası kontekstdən asılı olaraq dəyişə bilər. Əsas məğzi isə bir məlumatın etibarlılığını və doğruluğunu təsdiq edən rəsmi bir qeyd olmasıdır.