Stenoqrafçı sözü, özündə iki əsas hissə daşıyır: "steno" və "qrafçı". "Steno" qədim yunan sözü olan "stenos"dan (στενός) törəmişdir və "dar", "sıx" mənalarını verir. Bu, stenoqrafiyanın qısa, xüsusi işarələr sistemi ilə yazılmasına işarə edir. "Qrafçı" isə "qrafik" sözündən əmələ gəlmişdir və "yazan", "çizən", "qeyd edən" mənalarını ifadə edir. Beləliklə, stenoqrafçı sözünün ümumi mənası "dar, sıx yazılarla yazan şəxs", yəni xüsusi qısa yazma üsulu ilə yazan mütəxəssis deməkdir.
Lüğətlərdə sadəcə "stenoqrafiya mütəxəssisi" ifadəsi ilə məhdudlaşmaq, sözün zəngin mənasını tam əks etdirmir. Stenoqrafçı peşəkarlıq tələb edən bir sahədir. O, yüksək sürətlə danışılan nitqi xüsusi stenoqrafik işarələr vasitəsilə dəqiq və sürətlə yazıya köçürən, sonradan bu yazıları oxunaqlı mətnə çevirən şəxsdir. Bu, sadəcə yazmaq bacarığı deyil, əla eşitmə qabiliyyəti, yüksək konsentrasiya, sürətli yazma texnikası, eləcə də stenoqrafiya sisteminin dərin biliyini tələb edir.
Stenoqrafçı müxtəlif sahələrdə çalışa bilər: məhkəmə iclaslarında, parlamentdə, konfranslarda, müsahibələrdə, həmçinin müxtəlif təşkilatlarda katib vəzifəsində. Onların yazdıqları mətnlər çox vaxt hüquqi, siyasi və ya digər vacib sənədlərin əsası olur, buna görə də onların işinin dəqiqliyi və etibarlılığı xüsusi əhəmiyyət kəsb edir. Məsələn, "Məhkəmə iclasının stenoqrafçı tərəfindən hazırlanmış protokolunda bütün detallar dəqiqliklə əks olunmuşdu." və ya "Konfransın stenoqrafçısı çıxışları tamamilə dəqiq şəkildə yazıya köçürdü." cümlələrində stenoqrafçının işinin vacibliyi və dəqiqliyi vurğulanır.
Ümumiyyətlə, "stenoqrafçı" sözü sadəcə bir peşə adı deyil, yüksək səviyyədə ixtisaslaşma və peşəkarlıq tələb edən bir işin ifadəsidir. Onların işləri çox vaxt gizli və məsuliyyətlidir, çünki yazdıqları mətnlər ciddi qərarların alınmasına və hadisələrin tarixə düşməsinə təsir edə bilər.