Dəftərçi sözü, Azərbaycan dilinin izahlı lüğətlərində əsasən "dəftərdar" sözünün sinonimi kimi qeyd olunsa da, daha geniş və dəqiq bir izah tələb edir. Sadəcə "dəftərdar" kimi tərcümə etmək, sözün zəngin məna çalarlarını əks etdirmir.
Tarixi mənbələrə əsasən, "dəftərçi" daha çox kiçik miqyaslı hesab işləri ilə məşğul olan şəxsi, yaxud müəyyən bir sahənin (məsələn, kənd təsərrüfatı, ticarət) maliyyə məsələlərini qeydə alan, hesab aparan insanı ifadə edirdi. Dəftərdardan fərqli olaraq, dəftərçinin vəzifəsi daha məhdud və ixtisaslaşmış ola bilərdi.
Sözün etimologiyasına nəzər salsaq, "dəftər" və "-çi" şəkilçisindən əmələ gəldiyini görürük. "-çi" şəkilçisi "ilə məşğul olan" mənasını verir. Beləliklə, "dəftərçi" sözü hərfi mənada "dəftər ilə məşğul olan" deməkdir. Bu mənada, "dəftərçi" sadəcə hesab aparan deyil, həm də məlumatları qeydə alan, sənədləşdirən, arxivləşdirən bir şəxsi də ifadə edə bilərdi.
Müasir dövrdə "dəftərçi" sözü daha az istifadə olunsa da, tarixi kontekstində anlaşıldığı zaman sözün zəngin mənası üzə çıxır. Bu, sadəcə bir sinonim deyil, müəyyən bir tarixi və sosial kontekstdə daha dəqiq və spesifik bir məna daşıyan bir termindir.
Qısaca, "dəftərçi" sözü "dəftərdar"ın daha dar mənada olan, tarixi kontekstdə istifadə edilən və hesab aparma, qeyd etmə, sənədləşdirmə kimi funksiyaları özündə birləşdirən bir sinonimdir. Bu tərif, sözün mənasını daha düzgün, dəqiq, geniş və maraqlı şəkildə izah edir.