Dəftərdar sözü əslən Yunan və Fars dillərindən gələn bir termindir. İzahlı lüğətlərdə sadəcə “dəftərxana işçisi, idarəyə gələn və oradan çıxan kağızları dəftərə qeyd etməklə məşğul olan işçi” kimi tərif olunsa da, bu məna sözün tarixi və funksiyalarının tamlığını əks etdirmir.
Tarix boyu dəftərdarlar sadəcə kağızları qeyd edən işçilərdən daha çox əhəmiyyətə malik olmuşlar. Onlar həm də idarənin maliyyə və inzibati işlərini idarə edən, qeydləri aparan, hesabatlar tərtib edən və rəhbərliyə məlumat verən mühüm vəzifə sahibləri olmuşlar. Sözün kökündəki “dəftər” sözünün özünün də geniş məna kəsb etdiyini nəzərə alsaq, dəftərdarın vəzifəsinin müxtəlif dövrlərdə və müxtəlif idarələrdə fərqli olmasını görmək olar. Məsələn, dövlət xəzinədarlığında çalışan bir dəftərdarın vəzifəsi, kiçik bir ticarət müəssisəsindəki dəftərdarın vəzifəsindən əhəmiyyətli dərəcədə fərqlənərdi.
Müasir dövrdə dəftərdar sözü daha çox tarixi bir termin kimi qalır. Ancaq bu sözün arxasında gizlənən əsas funksiya – qeyd aparmaq, sənədləri idarə etmək və informasiyanı sistemləşdirmək – hələ də müasir idarəetmə sistemlərinin əsasını təşkil edir. Belə ki, müasir mühasiblər, katiblər və arxivçilər dəftərdarların tarixi rolunun müasir təcəssümünü təmsil edə bilərlər. Onların işləri qeydlərin dəqiq aparılmasını, informasiyanın düzgün idarə edilməsini və şəffaflığın təmin edilməsini tələb edir, bu da əsrlər öncə dəftərdarların əsas vəzifələrindən biri idi.
Yekun olaraq, "dəftərdar" sözü sadə bir işçi vəzifəsini deyil, tarixi dərinliyə malik, informasiya idarəetməsinin və maliyyə hesabatlarının hazırlanmasının əsasını təşkil edən bir vəzifəni ifadə edir. Onun müasir ekvivalentləri bu gün də müxtəlif sahələrdə informasiya axınının tənzimlənməsində və idarə olunmasında vacib rol oynayırlar.