Dəftərxanaçı: Əsasən inzibati və ya idarəetmə işləri ilə məşğul olan, müəssisə, təşkilat və ya idarənin dəftərxana işlərini həyata keçirən şəxs. Bu iş, müxtəlif sənədlərin qəbulu, qeydiyyatı, arxivlənməsi, təşkili və idarə olunmasını, telefon zənglərinə cavab verilməsini, qarşılaşmaların təşkili kimi vəzifələri əhatə edir. Müasir dövrdə bu vəzifənin məsuliyyəti texnologiyanın inkişafına uyğun olaraq genişlənib və kompüter bacarıqları, elektron poçt və digər informasiya texnologiyaları ilə bağlı bilik və bacarıqları tələb edir. Dəftərxanaçı, bir şirkətin və ya təşkilatın "üzü" kimi fəaliyyət göstərir və ilk təmas qurduğu şəxslərin təəssüratını formalaşdırır. Onun işinin səmərəliliyi, ümumi iş prosesinin effektivliyini birbaşa təsir edir.
Dəftərxanaçının vəzifələrinin dəqiq tərkibi işlədiyi müəssisənin növündən və ölçüsündən asılı olaraq dəyişə bilər. Bəzi dəftərxanaçılar sadəcə sənədlərin qəbulu və qeydiyyatı ilə məşğul olarkən, digərləri daha çox idarəetmə vəzifələrinin öhdəsindən gəlməlidirlər. Məsələn, kiçik bir şirkətdə dəftərxanaçı daha çox çoxfunksiyalı rol oynaya bilər, müştəri xidmətləri, maliyyə işləri və s. kimi əlavə vəzifələri də yerinə yetirə bilər.
Misal olaraq, verilən sitatda: "[Qədir] qollarını bir-birinə keçirib dəftərxanaçının üzünə mənalı-mənalı baxdı", dəftərxanaçının işinin mahiyyəti əks olunmasa da, onun insanlarla ünsiyyətdə olması və müşahidə edilməsi göstərilir. Bu, dəftərxanaçının işinin sadəcə sənədlərlə işləməkdən ibarət olmadığını, həm də insanlarla ünsiyyət bacarığı tələb etdiyini vurğulayır.