Şərtləşmə sözü "şərtləşmək" fellərinin isim törəməsidir və əsasən iki əsas mənada işlənir:
1. Qarşılıqlı razılaşma, müqavilə bağlama prosesi: Bu mənada "şərtləşmə" iki və ya daha çox tərəf arasında müəyyən şərtlər əsasında razılığa gəlmə prosesini, yəni razılaşmanın özünü ifadə edir. Prosesin nəticəsi hələ dəqiq müəyyən olunmamış, yekunlaşmamış ola bilər. Məsələn: "Onların arasında əməkdaşlıq şərtləşməsi hələ bitməmişdi." burada şərtləşmə prosesinin davam etdiyi, yekunlaşmadığı vurğulanır. Başqa bir nümunə: "Yeni layihənin icrası üçün şərtləşmə uzun müddət davam etdi." bu cümlədə də razılaşma prosesinin müddətini ifadə edir. Bu mənada "şərtləşmə" "müzakirə", "razılaşma" sözləri ilə sinonim kimi işlənə bilər, lakin "şərtləşmə" sözü daha çox rəsmi, hüquqi kontekstdə, konkret şərtlərin müəyyən olunması ilə əlaqəli hallarda işlədilir.
2. Rəsmi sənəd, müqavilə: Bu mənada "şərtləşmə" iki və ya daha çox tərəf arasında bağlanmış müqavilənin, rəsmi sənədin özünü bildirir. Proses yekunlaşıb, yazılı və ya şifahi olaraq qeydə alınıb. Məsələn: "Şərtləşməyə əsasən, ödəniş bir həftə ərzində həyata keçirilməlidir." burada "şərtləşmə" artıq mövcud olan müqaviləni, müəyyən bir sənədi ifadə edir. Başqa bir nümunə: "Şərtləşmənin bütün maddələri diqqətlə öyrənilməlidir." Bu cümlədə "şərtləşmə" müqavilənin məzmununa istinad edir. Bu mənada "şərtləşmə" "şərtnamə", "müqavilə", "kontrakt" sözləri ilə sinonim kimi işlənə bilər.
Qısaca olaraq, "şərtləşmə" sözü həm razılaşma prosesini, həm də bu prosesin nəticəsi olan rəsmi sənədi ifadə edə bilir. Mənasının dəqiq tərifi cümlənin kontekstindən asılıdır.